Trong kinh doanh có những dữ liệu rất quan trọng, có khi là quyết định đến thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Dữ liệu kinh doanh là tinh lực doanh nghiệp, được sinh ra và sử dụng liên tục trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp cần thu thập, hiệu chỉnh, lưu trữ và sau đó phân tích dữ liệu để có được các phương án hoạt động tối ưu. Thông thường tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa, startup dữ liệu kinh doanh chưa được chú trọng, do người doanh chủ cảm thấy chưa cần thiết phải xử lý dữ liệu để tối ưu hóa kinh doanh.
Tuy nhiên việc lơ là quản trị dữ liệu tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa hay startup sẽ dẫn tới những hệ lụy vô cùng tai hại về lâu dài. Chẳng hạn cơ sở dữ liệu không được xây dựng theo cấu trúc chặt chẽ dẫn tới dữ liệu bị phân tán, rời rạc và không xác thực. Tới khi cần phải tổng hợp dữ liệu thì rất khó khăn, tốn nhiều thời gian, chi phí để triển khai. Nếu dữ liệu ghi nhận không liên tục, không khoa học sẽ không hỗ trợ các quyết định kinh doanh tốt được.
Quan trọng hơn nữa, việc lơ là quản trị dữ liệu dẫn tới mất cắp dữ liệu một cách đáng tiếc, có thể ảnh hưởng tới tồn vong về dài hạn của doanh nghiệp. Nếu dữ liệu kinh doanh bị mất, sẽ là mối nguy hại lớn, đôi khi dẫn đến phá sản. Những dữ liệu quan trọng đến sự tồn vong của doanh nghiệp vừa và nhỏ, startup như:
- Thông tin mua hàng: nhà cung cấp, giá vốn, chính sách chiết khấu…
- Thông tin khách hàng: thông tin liên hệ (tên, địa chỉ, điện thoại, email…), lịch sử mua hàng, khả năng mua hàng, chính sách giá cả…
- Doanh số bán hàng, khách hàng nào mua nhiều, mua ít…
Đặc biệt với doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa thì việc bị mất những dữ liệu kinh doanh sẽ có nguy cơ phá sản cao. Nếu dữ liệu kinh doanh chẳng may rơi vào tay của đối thủ cạnh tranh trực tiếp, họ biết giá vốn của bạn, biết luôn cả khách hàng mua hàng thường xuyên và biết ngay cả chính sách bán hàng với khách hàng ấy thì ‘bạn thua và đối thủ thắng là điều dễ hiểu’. Trong thực tế hay xảy ra tình trạng là chính nhân viên chủ chốt lấy dữ liệu, bí mật kinh doanh và ra riêng, mở doanh nghiệp cạnh tranh trực tiếp.
Do đó, dù là startup hay là doanh nghiệp vừa và nhỏ, người doanh chủ cũng cần quan tâm đến vấn đề bảo mật dữ liệu, xem đây là nhiệm vụ quan trọng nếu muốn xây dựng công cuộc kinh doanh lâu dài, bền vững. Để làm điều đó người doanh chủ cần quan tâm đến các việc sau:
1. Hệ thống ghi chép lưu trữ thông tin theo quy chuẩn: dù dùng sổ sách, excel, hay phần mềm.. cũng đều cần có những quy chuẩn từ đầu nhằm tiết kiệm chi phí tổng hợp, phân tích sau này. Quy chuẩn này liên tục được cải tiến và đổi mới cho phù hợp với nhu cầu xử lý thông tin trong từng giai đoạn phát triển.
2. Cần xây dựng quy trình quản lý và bảo mật thông tin an toàn: theo thống kê nguyên nhân bị rò rỉ thông tin do yếu tố của con người (nhân viên nội bộ lẫn bên ngoài, tức các nhà cung cấp phần mềm) là chiếm tỉ trọng lớn nhất, sau đó mới đến các yếu tố như hacker hay các yếu tố bên ngoài khác. Do đó người doanh chủ cần xây dựng quy trình quản lý thông tin phù hợp với mô hình kinh doanh, đảm bảo tính bảo mật cao. Ví dụ, phân quyền về quản lý thông tin, phân quyền cho mỗi phòng ban/cá nhân chỉ cần thông tin phục vụ cho nhiệm vụ. Thêm nữa, doanh chủ cần tìm nhà cung cấp giải pháp quản lý thông tin uy tín, cam kết đảm bảo về bảo mật dữ liệu, nhất là với những giải pháp quản lý online, dữ liệu được đặt trên mây (cloud, server) của nhà cung cấp.
3. Luôn luôn có cơ chế phòng ngừa rủi ro: khi rủi ro xảy ra như dữ liệu bị xóa, bị mất, bị đánh cắp… thì có cơ chế phòng ngừa rủi ro là gì, người doanh chủ cũng cần tìm ra giải pháp để xử lý nếu có sự cố này tránh tình trạng bị động.
TP HCM ngày 09/05/2017
Cao Trung Hiếu | Sống là cho đâu chỉ nhận riêng mình.
