Quy trình kiểm soát, phân tích gồm quy trình 3 giai đoạn: giai đoạn đầu vào - giai đoạn vận hành - giai đoạn kiểm tra/đánh giá.
1. Giai đoạn đầu vào:
- Thu mua hàng hóa: phải tìm đối tác cung cấp hàng hóa uy tín từ đầu vì có chính sách giá cả, giao hàng, chứng từ rõ ràng thuận tiện cho kiểm soát (ví dụ Metro, các nhà phân phối lớn, hoặc tạp hóa lớn …).
- Thống kê hàng hóa để quản lý: tài sản cố định (tài sản khấu hao lớn), tài sản nhỏ.
- Phải có kho hàng để dự trữ, bảo quản và kiểm soát.
- Kiểm kê hàng hóa theo hóa đơn khi nhập hàng và nhập vào phần mềm (lưu ý khi nhập vào phần mềm phải cùng đơn vị bán: vd nhập kho là thùng sting nhưng khi nhập và phần mềm theo đơn vị lon).
- Khai báo phần mềm quản lý: khai báo danh mục kho hàng, hàng hóa, giá cả, danh mục thu/chi, danh mục khu vực bán hàng, phân quyền tài khoản, định lượng…
2. Giai đoạn vận hành:
- Khai báo thông tin định lượng hàng hóa: để kiểm soát hàng hóa (ví dụ định lượng 1kg cafe = 40 ly cafe, 1 kg bơ = 8 ly sinh tố bơ....), bạn tải phần mềm quản lý quán cà phê miễn phí vĩnh viễn tại www.PhanMemCaPhe.com để áp dụng vào quản lý.
- Nhập hàng hóa nhập kho vào phần mềm.
- Thực hiện theo quy trình tác nghiệp phục vụ – thu ngân – pha chế.
3. Giai đoạn kiểm soát:
3.1 Kiểm soát quy trình tác nghiệp
- Dựa trên bảng mô tả công việc, quy trình tác nghiệp để kiểm soát & đánh giá nhân sự thực hiện có đúng quy trình đưa ra không.
- Linh hoạt điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế kinh doanh.
3.2 Kiểm soát thu/chi hàng ngày
- Phân quyền cho việc chi hàng ngày (nên tạo quyền cho thu ngân với những khoản chi nhỏ, với khoản chi lớn thì cấp quản lý): phải có đầy đủ chữ ký.
- Phần thu gồm doanh thu từ bán hàng & thu khác: kiểm tra dựa trên thực tế kiểm tra tiền cuối ngày (hoặc cuối ca) & trên phần mềm. Nếu chia nhiều ca thu ngân thì cần tạo file để bàn giao ca cho rõ ràng.
- Tạo danh mục khoản thu/chi cho phần mềm để thuận tiện cho quản lý chi tiết (ví dụ: danh mục chi như: chi lương, chi trái cây, chi café, chi nước ngọt, chi sữa, chi điện/nước …).
- Phần mềm quản lý sẽ đóng vai trò người lấy dữ liệu khách quan & chính xác nhất.
3.3 Kiểm soát hàng hóa kho hàng
- Định kỳ hàng tuần kiểm kho 1 lần (thường vào sáng thứ 2 hàng tuần) theo mẫu kiểm kho.
- Đối chiếu số liệu thực tế kiểm kho với số liệu trên phần mềm để đánh giá.
3.4 Báo cáo phân tích: một số bảng báo cáo phân tích mà người quản lý cần nắm
- Báo cáo doanh thu theo ngày/tháng/năm.
- Báo cáo chi phí: chi tiết theo danh mục chi phí.
- Báo cáo về thất thoát: đổ vỡ, mất mát, hàng hóa hỏng.
- Dựa trên các báo cáo để nắm rõ tỷ trọng với doanh thu như nguyên vật liệu, lương nhân sự, khấu hao…, để có phương án kinh doanh hiệu quả hơn.
- Thu mua hàng hóa: phải tìm đối tác cung cấp hàng hóa uy tín từ đầu vì có chính sách giá cả, giao hàng, chứng từ rõ ràng thuận tiện cho kiểm soát (ví dụ Metro, các nhà phân phối lớn, hoặc tạp hóa lớn …).
- Thống kê hàng hóa để quản lý: tài sản cố định (tài sản khấu hao lớn), tài sản nhỏ.
- Phải có kho hàng để dự trữ, bảo quản và kiểm soát.
- Kiểm kê hàng hóa theo hóa đơn khi nhập hàng và nhập vào phần mềm (lưu ý khi nhập vào phần mềm phải cùng đơn vị bán: vd nhập kho là thùng sting nhưng khi nhập và phần mềm theo đơn vị lon).
- Khai báo phần mềm quản lý: khai báo danh mục kho hàng, hàng hóa, giá cả, danh mục thu/chi, danh mục khu vực bán hàng, phân quyền tài khoản, định lượng…
2. Giai đoạn vận hành:
- Khai báo thông tin định lượng hàng hóa: để kiểm soát hàng hóa (ví dụ định lượng 1kg cafe = 40 ly cafe, 1 kg bơ = 8 ly sinh tố bơ....), bạn tải phần mềm quản lý quán cà phê miễn phí vĩnh viễn tại www.PhanMemCaPhe.com để áp dụng vào quản lý.
- Nhập hàng hóa nhập kho vào phần mềm.
- Thực hiện theo quy trình tác nghiệp phục vụ – thu ngân – pha chế.
3. Giai đoạn kiểm soát:
3.1 Kiểm soát quy trình tác nghiệp
- Dựa trên bảng mô tả công việc, quy trình tác nghiệp để kiểm soát & đánh giá nhân sự thực hiện có đúng quy trình đưa ra không.
- Linh hoạt điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế kinh doanh.
3.2 Kiểm soát thu/chi hàng ngày
- Phân quyền cho việc chi hàng ngày (nên tạo quyền cho thu ngân với những khoản chi nhỏ, với khoản chi lớn thì cấp quản lý): phải có đầy đủ chữ ký.
- Phần thu gồm doanh thu từ bán hàng & thu khác: kiểm tra dựa trên thực tế kiểm tra tiền cuối ngày (hoặc cuối ca) & trên phần mềm. Nếu chia nhiều ca thu ngân thì cần tạo file để bàn giao ca cho rõ ràng.
- Tạo danh mục khoản thu/chi cho phần mềm để thuận tiện cho quản lý chi tiết (ví dụ: danh mục chi như: chi lương, chi trái cây, chi café, chi nước ngọt, chi sữa, chi điện/nước …).
- Phần mềm quản lý sẽ đóng vai trò người lấy dữ liệu khách quan & chính xác nhất.
3.3 Kiểm soát hàng hóa kho hàng
- Định kỳ hàng tuần kiểm kho 1 lần (thường vào sáng thứ 2 hàng tuần) theo mẫu kiểm kho.
- Đối chiếu số liệu thực tế kiểm kho với số liệu trên phần mềm để đánh giá.
3.4 Báo cáo phân tích: một số bảng báo cáo phân tích mà người quản lý cần nắm
- Báo cáo doanh thu theo ngày/tháng/năm.
- Báo cáo chi phí: chi tiết theo danh mục chi phí.
- Báo cáo về thất thoát: đổ vỡ, mất mát, hàng hóa hỏng.
- Dựa trên các báo cáo để nắm rõ tỷ trọng với doanh thu như nguyên vật liệu, lương nhân sự, khấu hao…, để có phương án kinh doanh hiệu quả hơn.
Cao Trung Hiếu | Sống là cho đâu chỉ nhận riêng mình
