Trước hết, nhà quản lý phải giao cho nhân viên việc đúng để làm (right things to do). Việc đúng là việc phù hợp với năng lực, sở thích và hoàn cảnh của người lao động, mà ta hay gọi nôm na là “đúng người, đúng việc, đúng lúc” (right person, right job, right time). Nếu giao cho nhân viên một việc không phù hợp năng lực, sở thích, hay hoàn cảnh, họ sẽ không có động lực để làm việc, và hiệu suất chắc chắn sẽ thấp.
Thứ hai, phải tạo một môi trường làm việc (working environment) sao cho nhân viên có thể tận dụng hết năng lực, sở trường của mình. Một môi trường làm việc ưu việt là một môi trường ĐỦ NGHÊM TÚC để duy trì kỷ luật lao động, nhưng cũng ĐỦ THOẢI MÁI để nhân viên không cảm thấy bị bức bách, ức chế vì bị áp lực quá nặng nề.
Một môi trường làm việc chuyên nghiệp phải có đầy đủ chính sách, quy chế, quy định, quy trình, mô tả công việc, hướng dẫn công việc…, với những tiêu chí và thước đo đánh giá rõ ràng cho từng vị trí công việc, với các điều kiện thưởng, phạt nghiêm minh, công bằng. Nhưng một môi trường làm việc tạo động lực cao nhất cũng là một môi trường mà, ở đó, người nhân viên cảm thấy thoải mái, phấn chấn, yêu thích công việc, yêu quí nơi làm việc, quí mến cấp trên, đồng nghiệp, cấp dưới. Họ phải cảm thấy nhớ chỗ ngồi, không gian làm việc, văn phòng, đồng nghiệp… mỗi khi nghỉ phép, đi công tác dài ngày (thay vì chỉ “hóng” cho hết giờ làm việc để ra về).
Muốn vậy, doanh nghiệp phải duy trì các chương trình “cân bằng công việc - cuộc sống” (mà các công ty nước ngoài hay gọi là work-life balance) cho nhân viên. Không gian làm việc thoáng mát, chỗ ngồi thoải mái, có cây xanh, nước uống, thậm chí có bánh trái, cà phê, góc thư giãn cho nhân viên văn phòng sử dụng trong lúc giải lao; các buổi vui chơi dã ngoại tổ chức cho nhân viên… là những ví dụ về cách thức “cân bằng” để tạo động lực làm việc cho nhân viên.
Thứ ba, rất quan trọng, là phải đào tạo kỹ năng cho nhân viên. Tùy theo cấp bậc, chức vụ, nhân viên phải được đào tạo những kỹ năng để phục vụ cho công việc. Ngoài kỹ năng chuyên môn, phục vụ công tác chuyên môn (nhân sự, tài chính, bán hàng, sản xuất, cung ứng…), các kỹ năng mềm cũng rất cần được đưa vào chương trình đào tạo.
Những kỹ năng mềm thông dụng, cần thiết cho các cấp quản lý là kỹ năng lập kế hoạch làm việc, thiết lập mục tiêu, quản lý thời gian, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, ra quyết định, phát triển nhân viên, động viên nhân viên, kỹ giao tiếp, trình bày, tổ chức hội họp… Các cấp thấp hơn cũng cần những kỹ năng trên, nhưng ở mức độ thấp hơn, tùy theo cấp bậc và đặc thù công việc. Những kỹ năng rất đơn giản, nhưng hầu hết nhân viên Việt Nam đều yếu là kỹ năng lập kế hoạch làm việc, quản lý thời gian, thiết lập mục tiêu, làm việc nhóm. Chưa kể, các cấp cao hơn còn phải chú ý đến các kỹ năng tư duy (tư duy chiến lược, tư duy hệ thống…), hoạch định chiến lược, quản lý dự án, đào tạo, phát triển nhân viên…
Nếu như kỹ năng chuyên môn (hay được gọi là kỹ năng cứng) được xem là công suất động cơ, tải trọng, sức chứa, tốc độ thiết kế… của một chiếc ô tô, thì kỹ năng mềm được xem là tài nghệ, kinh nghiệm, phản xạ, mức độ tỉnh táo của người lái xe đề có thể làm tăng hiệu suất vận chuyển.
Tăng hiệu suất làm việc cho nhân viên được xem là nhiệm vụ của bất kỳ cấp quản lý nào, đặc biệt là quản lý cấp cao, giám đốc, tổng giám đốc… Tăng hiệu suất đồng nghĩa với việc giảm chi phí, giảm giá thành, tiết kiệm thời gian, tăng tốc độ…, góp phần tạo nên lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Nguyễn Hữu Long
Thời báo Kinh Tế Sài Gòn
