Hành trình phụng sự một nhà hàng đã dùng phần mềm khác 2 năm và chuyển sang Dân Trí Soft

Về cơ bản việc setup, chuyển dữ liệu từ phần mềm cũ sang Dân Trí Soft (hàng hóa, giá bán, hàng tồn, danh sách nhà cung cấp, khách hàng, công nợ phải thu/phải trả…) đến nay đã xong bước đầu. Nhà hàng đã bắt đầu ứng dụng Dân Trí Soft vào hoạt động tính tiền, quản lý kho hàng, định lượng, công nợ, khách hàng…

Thành phố biển Vũng Tàu

Câu chuyện bắt đầu thế nào nhỉ!? À, hơn 2 năm trước khi nhà hàng chuẩn bị khai trương thì em ấy gặp tôi nhờ tư vấn chút chút về quản lý và ứng dụng Dân Trí Soft vào kinh doanh, vì em theo dõi các bài viết về kinh doanh ở blog cá nhân www.CaoTrungHieu.com, em chia sẻ những bài anh viết thật và khoa học. Tính khí tôi thì rất cởi mở với những ai ham học và thân thiện, nên câu chuyện trao đổi giữa 2 anh em là thú vị.

Ngày nhà hàng chuẩn bị hoạt động, em gọi cho tôi “em xin lỗi vì người nhà đã đăng ký 2 năm phần mềm ABC mất rồi mà em không có hay”. Tôi thấu hiểu và càng trân trọng em hơn. Tôi chia sẻ “thực ra, cái tư duy quản lý mới là mấu chốt vấn đề, còn phần mềm của công ty bài bản, cam kết nói thật làm thật thì sẽ đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của em, nên em đừng lăn tăn mà hãy sử dụng phần mềm kia cho thật tốt, quản lý cho thật hoàn hảo vì phần mềm người nhà em mua là của công ty lớn nhất nhì Việt Nam đấy”. Em cười.

Hai anh em vẫn thi thoảng trao đổi với nhau qua facebook. Em hay nói “anh viết hay và thật”.

Thấm thoắt nhà hàng kinh doanh được 2 năm, lần này em chủ động nhờ tôi chuyển phần mềm cũ sang DanTriSoft. Tôi nhất định “phần mềm cũ đã dùng tốt 2 năm qua, không việc gì phải đổi thay, vì nhân viên của em đã quen rồi đấy, thay đổi là tốn chi phí nhân lực, là gặp rào cản từ nhân viên dùng phần mềm”. Em bảo:

- Phần mềm cũ không quản lý được việc khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hay bằng thẻ ngân hàng, mỗi ngày phải làm thủ công bằng excel mà ghi chú nên rất mất thời gian và khổ tâm nữa.

- Phần mềm cũ đã lưu hóa đơn thì khóa lại luôn mà không cho thêm khách hàng vào hóa đơn để quản lý lịch sử giao dịch & tích điểm khách hàng. Vì nhiều lúcnhà hàng in hóa đơn xong xuôi, rồi mới xin thông tin khách hàng hoặc mới biết đây là khách hàng thân quen.

- Phần mềm cũ khi in ra chỉ có 1 khổ in cố định duy nhất, mà nhà hàng thì có 2 nghiệp vụ, nghiệp vụ bán lẻ sẽ in ra khổ in 80mm, nghiệp vụ bán sỉ thì in khổ in A5. Do đó, khi bán sỉ phải tự làm trên file excel riêng để in ra khổ A5, sau đó thì mới nhập lại lần nữa vào phần mềm để lưu trữ. Dù nhờ công ty phần mềm hỗ trợ suốt thời gian sử dụng nhưng họ không có cách nào cho triệt để.

- Dùng phần mềm cũ chỉ nhận được giá trị là cái phần mềm, còn dùng DanTriSoft còn nhận được sự chia sẻ chân tình, hữu ích từ anh Hiếu.

- ….

Thế là tôi cần phải thực sự phụng sự chuyển đổi phần mềm cho nhà hàng của em, để làm sao cho nó nhẹ nhàng đơn giản nhất, để nhân viên của em không cảm thấy bị sốc khi phải thay đổi. Tôi mô phỏng lại phần mềm cũ để tương thích với Dân Trí Soft…

Nhưng không phải cái gì cũng giản đơn, bởi mấy yếu tố khách quan sau:

1. Phần mềm cũ xuất ra file excel có vẻ gì đó gặp trục trặc mà không hiểu lý do.

2. File excel được nhân sự điều chỉnh lại bị sai chút chút về thông tin, do số lượng hàng hóa đến hơn 700 mã hàng, việc dò tìm rất mất thời gian, đặc biệt là vấn đề giá bán, giá vốn có thay đổi theo thời gian…

Khi nhà hàng kết ca cuối ngày vào 22h30, đích thân tôi vào phần mềm dò tìm chỉnh sửa dữ liệu sao cho thật đúng với những thông tin tôi được em cung cấp, kết thúc nghiệp vụ đã là 1h30 sáng. Vì khi nhà hàng hoạt động là dữ liệu bắt đầu thay đổi do các nghiệp vụ bán hàng diễn ra, nên cần làm việc quyết liệt và chính xác.

DanTriSoft và tôi sẽ đồng hành với nhà hàng và với em, vì đó là lời cam kết cao nhất, đó là giá trị cốt lõi của DanTriSoft “trí sáng - tâm an và nói thật - làm thật”.

Cảm ơn em vì đã dám "liều mình" tin tưởng DanTriSoft!

TP HCM ngày 03/07/2019